MAKALAH MANAJEMEN PENGAWASAN

BAB l

PENDAHULUAN

a.     LATAR BELAKANG

     Pengawasan merupakan salah satu fungsi dalam manajemen suatu organisasi. Dimana memiliki arti suatu proses mengawasi dan mengevaluasi suatu kegiatan. Suatu Pengawasan dikatakan penting karena tanpa adanya pengawasan yang baik tentunya akan menghasilkan tujuan yang kurang memuaskan, baik bagi organisasinya itu sendiri maupun bagi para pekerjanya.

    Secara singkat, dapat dikatakan bahwa fungsi ini berusaha untuk menjamin kegiatan organisasi bergerak ke arah tujuannya. Dengan adanya fungsi pengawasan, dapat diketahui apakah pelaksanaan kegiatan berjalan sebagaimana semestinya atau terjadi kesalahan atau penyimpangan. Jika telah diketahui, tindakan lebih lanjut dapat dilaksanakan. Kemudian, dapat diusahakan untuk meningkatkannya dan jika terjadi kesalahan dapat dilakukan perbaikan.

   Di dalam suatu organisasi terdapat tipe-tipe pengawasan yang digunakan, seperti pengawasan Pendahuluan (preliminary control), Pengawasan pada saat kerja berlangsung (cocurrent control), Pengawasan Feed Back (feed back control).

     Dalam proses pengawasan juga diperlukan Tahap-tahap pengawasan untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Tahap-tahap pengawasan tersebut terdiri dari beberapa macam, yaitu Tahap Penetapan Standar, Tahap Penentuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan, Tahap Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan, Tahap Pembandingan Pelaksanaan dengan Standar dan Analisa Penyimpangan dan Tahap Pengambilan Tindakan Koreksi.

     Suatu Organisasi juga memiliki perancangan proses pengawasan, yang berguna untuk merencanakan secara sistematis dan terstruktur agar proses pengawasan berjalan sesuai dengan apa yang dibutuhkan atau direncanakan. Untuk menjalankan proses pengawasan tersebut dibutuhkan alat bantu manajerial dikarenakan jika terjadi kesalahan dalam suatu proses dapat langsung diperbaiki. Selain itu, pada alat-alat bantu pengawasan ini dapat menunjang terwujudnya proses pengawasan yang sesuai dengan kebutuhan. Pengawasan juga meliputi bidang-bidang pengawasan yang menunjang keberhasilan dari suatu tujuan organisasi.

b.     RUMUSAN MASALAH

1.      Apa yang dimaksud dengan pengawasan ?

2.      Apa saja tujuan dan bidang-bidang pengawasan ?

3.      Bagaimana elemen-elemen esensial yang ada di dalam tiap sistem kontrol sendiri ?

4.      Ada berapa fungsi, tipe, dan proses pengawasan dalam manajemen ?

5.      Bagaimana menerapkan prinsip-prinsip kontrol yang berguna untuk mengembangkan sistem kontrol ?

6.      Ada berapa macam dan jenis-jenis pengawasan jika ditinjau dari setiap segi ?

7.      Apakah pengawasan itu merupakan aspek penting dalam manajemen ?

8.      Apa saja asas-asas yang menyangkut tentang pengawasan ?

9.      Bagaimana sifat dan waktu dalam pengawasan ?

10.  Bagaimana karakteristik sistem pengawasan yang lebih efektif ?

11.  Bagaimana cara-cara melakukan pengawasan yang baik ?

12.  Bagaimana langkah-langkah dan proses pengawasan ?

c.      MAKSUD DAN TUJUAN

a.     Agar dapat memahami tentang pengertian dari pengawasan.

b.      Agar mengetahui tujuan dan bidang-bidang pengawasan.

c.       Agar mengetahui elemen-elemen esensial yang ada dalam tiap sistem kontrol.

d.      Agar mengetahui fungsi, tipe dan proses dalam pengawasan.

e.      Agar mengetahui prinsip-prinsip dalam pengawasan.

f.        Agar bisa mengetahui macam dan jenis-jenis pengawasan.

g.      Agar mengetahui bahwa pengawasan itu adalah aspek yang sangat penting.

h.      Agar mengetahui asas-asas yang terkait dengan pengawasan.

i.        Agar mengetahui sifat dan waktu dalam pengawasan

j.        Agar mengetahui karakteristik sistem pengawasan yang efektif.

k.       Agar mengetahui cara-cara melakukan pengawasan yang baik.

l.        Agar mengetahui cara-cara dan langkah-langkah dan proses pengawasan.

BAB ll

PEMBAHASAN

A.    PENGERTIAN  PENGAWASAN

       Controling merupakan salah satu fungsi manajemen yang harus dilaksanakan oleh seorang controller ( pengawas). Pengawasan dilakukan untuk menemukan dan mengoreksi adanya penyimpangan-penyimpangan dari hasil yang telah dicapai dibandingkan dengan rencana kerja yang telah ditetapkan, pada setiap tahap-tahap kegiatan perlu dilakukan pengawasan. Sebab apabila terjadi penyimpangan akan lebih cepat melakukan koreksi atau perbaikan.

      Seorang controller ( pengawas ) harus menyelaraskan tingkat jaminan sumber daya dengan kebutuhan rencana-rencana yang pasti dengan proses mencatat atau dengan pengendalian perkembangan ke arah tujuan pokok dan sasaran serta metode pencapaiannya yang memungkinkan seorang pengawas melihat lebih awal adanya penyimpangan. Oleh karena itu, pengawasan berkaitan erat dengan perencanaan.                 

     Pengawasan ( Controlling ) dapat diartikan secara negatif, positif, dan dalam arti luas. Dalam arti negatif pengawasan dapat diartikan sebagai tindakan mencari-cari kesalahan kemudian memberikan sanksi, dan melakukan larangan-larangan. Dalam arti positif pengawasan ialah tindakan-tindakan agar organisasi atau perusahaan berjalan terarah, tidak terjadi kesalahan-kesalahan, penyimpangan atau kebocoran di segala bidang. Sedangkan dalam arti luas, pengawasan adalah aktifitas controller untuk melakukan pengamatan, penelitian dan penilaian dari pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi atau perusahaan yang sedang atau telah berjalan untuk mencapain tujuan yang telah ditetapkan.

v  Beberapa pengertian pengawasan menurut pakar ekonomi:

1.      Menurut Robert J. Mockler pengawasan yaitu usaha sistematik menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar, menentukan dan mengukur deviasi-deviasi dan mengambil tindakan koreksi yang menjamin bahwa semua sumber daya yang dimiliki telah dipergunakan dengan efektif dan efisien.

2.      George R. Tery (2006:395) mengartikan pengawasan sebagai mendeterminasi apa yang telah dilaksanakan, maksudnya mengevaluasi prestasi kerja dan apabila perlu, menerapkan tindakan-tindakan korektif sehingga hasil pekerjaan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.

3.      Robbin (dalam Sugandha, 1999 : 150) menyatakan pengawasan itu merupakan suatu proses aktivitas yang sangat mendasar, sehingga membutuhkan seorang manajer untuk menjalankan tugas dan pekerjaan organisasi.

4.      Kertonegoro (1998 : 163) menyatakan pengawasan itu adalah proses melaui manajer berusaha memperoleh kayakinan bahwa kegiatan yang dilakukan sesuai dengan perencanaannya.

5.      Terry (dalam Sujamto, 1986 : 17) menyatakan Pengawasan adalah untuk menentukan apa yang telah dicapai, mengadakan evaluasi atasannya, dan mengambil tindakan-tidakan korektif bila diperlukan untuk menjamin agar hasilnya sesuai dengan rencana.

6.      Dale (dalam Winardi, 2000:224) dikatakan bahwa pengawasan tidak hanya melihat sesuatu dengan seksama dan melaporkan hasil kegiatan mengawasi, tetapi juga mengandung arti memperbaiki dan meluruskannya sehingga mencapai tujuan yang sesuai dengan apa yang direncanakan.

7.      Admosudirdjo (dalam Febriani, 2005:11) mengatakan bahwa pada pokoknya pengawasan adalah keseluruhan daripada kegiatan yang membandingkan atau mengukur apa yang sedang atau sudah dilaksanakan dengan kriteria, norma-norma, standar atau rencana-rencana yang telah ditetapkan sebelumnya.

8.      Sagian (1990:107) menyebutkan bahwa yang dimaksud dengan pengawasan adalah proses pengamatan daripada pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi untuk menjamin agar supaya semua pekerjaan yang sedang dilakukan berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan sebelumnya.

9.      Kesimpulannya, pengawasan merupakan suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar pelaksanaan tujuan dengan tujuan-tujuan perencanaan,merancang system informasi umpan balik,membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya,menentukan dan mengukur penyimpangan-penyimpangan serta mengambil tindakan koreksi yang diperlukan.

B.     TUJUAN DARI PENGAWASAN

v  Sesuai dengan pengertian pengawasan dalam arti luas, maka pengawasan bertujuan :

1.    Menemukan dan menghilangkan kemacetan yang mungkin timbul.

2.    Melakukan pencegahan dan perbaikan kesalahan yang ada.

3.    Mencegah penyimpangan

4.    Mengadakan koreksi apakah hasil sesuai rencana,

5.    Memperoleh efisiensi dan efektifitas.

6.    Mendidik pegawai dan mempertebal rasa tanggung jawab.

v  Menurut Griffin (2000), tujuan dari fungsi pengawasan dibagi menjadi empat bagian, yaitu:

1.      Adaftasi Lingkungan

Tujuannya adalah agar sebuah perusahaan dapat beradaftasi dengan perubahan yang terjadi di lingkungan perusahaan, baik internal maupun eksternal. Contoh : ketika ICT belum secanggih saat ini , kualifikasi minimum tenaga kerja di sebuah perusahaan barangkali hanya dibatasi pada kemampuan mengetik. Namun saat ini hampir seluruh perusahaan menggunakan komputer sebagai ujung tombak kegiatan sehari-hari.

2.      Meminimalkan kegagalan

Ketika perusahaan menjalankan kegiatan produksi misalnya perusahaan memiliki target produksi sebanyak 10.000 unit maka perusahaan berharap bagian produksi bisa menghasilkan produk sebanyak itu. Katakanlah bagian produksi hanya menghasilkan 9.000 unit yang memenuhi standar sedangkan 1000 unit tidak memenuhi standar. Maka perusahaan mengalami kerugian 1000 unit dalam produksinya. Oleh karena itu perusahaan perlu menjalankan pengawasan agar target tersebut terpenuhi.

3.      Meminimumkan biaya

Sebagaimana contoh di atas jika target terpenuhi maka biaya dapat diminimalkan, akan tetepi jika kondisinya seperti di atas 1000 unit tidak memenuhi standar maka hal itu tidak bisa dikatakan meminimalkan biaya malah menambah beban biaya produksi.

4.      Mengantisipasi kompleksitas dari organisasi

Tujuan terakhir dari fungsi pengawasan adalah agar perusahaan dapat mengantisipasi berbagai kegiatan organisasi yang kompleks. Ketika kegiatan perusahaan hanya memproduksi satu jenis barang, atau 10 orang pekerja, atau 2 bagian dalam struktur organisasi, barangkali kegiatan manajemen lebih mudah untuk dilakukan.

C.     SYARAT-SYARAT PENGAWASAN

1.      Pengawasan harus mendukung sifat dan kebutuhan kegiatan.

2.      Pengawasan harus melaporkan setiap penyimpangan yang terjadi

3.      Pengawasan harus mempunyai pandangan ke depan.

4.      Pengawasan harus obyektif,teliti,dan sesuai dengan standar.

5.      Pengawasan harus luwes atau fleksibel.

6.      Pengawasan harus serasi dengan pola organisasi.

7.      Pengawasan harus ekonomis.

8.      Pengawasan harus mudah dimengerti.

9.     Pengawasan harus diikuti dengan perbaikan atau koreksi.

D.    BIDANG-BIDANG PENGAWASAN

            Dalam kenyataannya pengawasan tidak hanya dilakukan bagi para pekerja di perusahaan, namun mencakup hampir semua bidang dalam perusahaan. Secara singkat pengawasan dapat dilakukan pada bidang :

a.      Produksi

Di bidang ini pengawasan dimulai saat menerima pesanan dari pembeli, kemudian melakukan pembelian bahan sampai dengan produk selesai dibuat. Hal ini meliputi pula pengawasan persediaan barang dan pengawasan kualitas serta kuantitas produk.

b.      Pemasaran

Tugas bagian ini dimulai saat produk akan dikirim ke pasar atau konsumen. Oleh karena itu biasanya pengawasan berawal dari sini, tetapi adakalanya bagi perusahaan yang cukup besar sebelumnya sudah dimulai dengan riset dan mengumpulkan informasi dari pasar.

c.       Keuangan

Bidang ini harus ditangani dengan cepat, tepat, dan akurat. Pengolahan dan pengawasan yang kurang teliti akan berakibat terjerumusnya perusahaan di dalam masalah keuangan yang bertujuan agar perusahaan dapat menekan biaya-biaya yang digunakan.

d.      Personalia

Bidang ini merupakan factor penting yang akan ikut menentukan tercapainya tujuan suatu organisasi sehingga perlu mendapatkan perhatian yang serius. Tugas dari bidang ini adalah mengatur, membina, menggerakkan, mengarahkan, serta mengembangkan pegawai agar mampu menyelesaikan tugas-tugasnya secara efektif dan efisien guna menunjang tercapainya tujuan perusahaan atau organisasi.

e.      Administrasi (Perkantoran)

Bidang ini merupakan penerapan fungsi manajemen dibidang perkantoran, yaitu perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan kantor agar tujuan perusahaan dapat tercapai dan karyawan merasa puas.

E.     PENTINGNYA PENGAWASAN

Suatu organisasi akan berjalan terus dan semakin komplek dari waktu ke waktu, banyaknya orang yang berbuat kesalahan dan guna mengevaluasi atas hasil kegiatan yang telah dilakukan, inilah yang membuat fungsi pengawasan semakin penting dalam setiap organisasi. Ada beberapa alas an mengapa pengawasan itu penting, diantaranya :

1.  Perubahan lingkungan organisasi

Berbagai perubahan lingkungan organisasi terjadi terus-menerus dan tak dapat dihindari, seperti munculnya inovasi produk dan pesaing baru, diketemukannya bahan baku baru dsb. Melalui fungsi pengawasannya manajer mendeteksi perubahan yang berpengaruh pada barang dan jasa organisasi sehingga mampu menghadapi tantangan atau memanfaatkan kesempatan yang diciptakan perubahan yang terjadi.

2.  Peningkatan kompleksitas organisasi

Semakin besar organisasi, makin memerlukan pengawasan yang lebih formal dan hati-hati. Berbagai jenis produk harus diawasi untuk menjamin kualitas dan profitabilitas tetap terjaga. Semuanya memerlukan pelaksanaan fungsi pengawasan dengan lebih efisien dan efektif.

3.  Meminimalisasikan tingginya kesalahan-kesalahan

Bila para bawahan tidak membuat kesalahan, manajer dapat secara sederhana melakukan fungsi pengawasan. Tetapi kebanyakan anggota organisasi sering membuat kesalahan. Sistem pengawasan memungkinkan manajer mendeteksi kesalahan tersebut sebelum menjadi kritis.

4.  Kebutuhan manager untuk mendelegasikan wewenang

Bila manajer mendelegasikan wewenang kepada bawahannya tanggung jawab atasan itu sendiri tidak berkurang. Satu-satunya cara manajer dapat menen-tukan apakah bawahan telah melakukan tugasnya adalah dengan mengimplementasikan sistem penga-wasan.

5.  Komunikasi

6.  Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi

Langkah terakhir adalah pembandingan penunjuk dengan standar, penentuan apakah tindakan koreksi perlu diambil dan kemudian pengambilan tindakan

F.     BENTUK-BENTUK PENGAWASAN

1.      Pengawasan Pendahulu (feeforward control, steering controls, preliminary control).        

Dirancang untuk mengantisipasi penyimpangan standar dan   memungkinkan koreksi dibuat sebelum kegiatan terselesaikan. Pengawasan      ini akan efektif bila manajer dapat menemukan informasi yang akurat dan tepat waktu tentang perubahan yang terjadi atau perkembangan tujuan.

2.      Pengawasan Concurrent (concurrent control )

Yaitu pengawasan “Ya-Tidak”, atau pengawasan yang terjadi ketika pelaksanaan berlangsung, dimana suatu aspek harus memenuhi syarat yang ditentukan sebelum kegiatan dilakukan  guna menjamin ketepatan pelaksanaan kegiatan.

3.      Pengawasan Umpan Balik (feedback control, past-action controls).

Yaitu mengukur hasil suatu kegiatan yang telah dilaksanakan,  guna mengukur penyimpangan yang mungkin terjadi atau tidak sesuai  dengan

G.     TAHAP-TAHAP PENGAWASAN

·         Tahap Penetapan Standar

Tujuannya adalah sebagai sasaran, kuota, dan target pelaksanaan kegiatan yang digunakan sebagai patokan dalam pengambilan keputusan. Bentuk standar yang umum yaitu :

a. standar fisik

b. standar moneter (biaya)

c. standar waktu

·         Tahap Penentuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan

Digunakan sebagai dasar atas pelaksanaan kegiatan yang dilakukan secara tepat.

·         Tahap Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan

Beberapa proses yang berulang-ulang dan kontinue, yang berupa atas, pengamatan, laporan, metode, pengujian, dan sampel.

·         Tahap Pembandingan Pelaksanaan dengan Standar dan Analisa Penyimpangan

Digunakan untuk mengetahui penyebab terjadinya penyimpangan dan menganalisanya mengapa bisa terjadi demikian, juga digunakan sebagai alat pengambilan keputusan bagai manajer.

·         Tahap Pengambilan Tindakan Koreksi

Bila diketahui dalam pelaksanaannya terjadi penyimpangan, dimana perlu ada perbaikan dalam pelaksanaan.

v  Menurut Kadarman (2001, hal. 161) langkah-langkah proses pengawasan yaitu:

a.      Menetapkan Standar

Karena perencanaan merupakan tolak ukur untuk merancang pengawasan, maka secara logis hal irri berarti bahwa langkah pertama dalam proses pengawasan adalah menyusun rencana. Perencanaan yang dimaksud disini adalah menentukan standar.

b.      Mengukur Kinerja

Langkah kedua dalam pengawasan adalah mengukur atau mengevaluasi kinerja yang dicapai terhadap standar yang telah ditentukan.

c.       Memperbaiki Penyimpanga

Proses pengawasan tidak lengkap jika tidak ada tindakan perbaikan terhadap penyimpangan-penyimpangan yang terjadi.

v  Menurut G. R. Terry dalam Sukama (1992, hal. 116) proses pengawasan terbagi atas 4 tahapan, yaitu:

a.      Menentukan standar atau dasar bagi pengawasan.

b.      Mengukur pelaksanaan

c.       Membandingkan pelaksanaan dengan standar dan temukanlah perbedaan jika ada.

d.      Memperbaiki penyimpangan dengan cara-cara tindakan yang tepat.

v  Terry (dalam Winardi, 1986:397) bahwa pengawasan terdiri daripada suatu proses yang dibentuk oleh tiga macam langkah-langkah yang bersifat universal yakni:

a.      mengukur hasil pekerjaan,

b.      membandingkan hasil pekerjaan dengan standard dan memastikan perbedaan (apabila ada perbedaan),

c.       mengoreksi penyimpangan yang tidak dikehendaki melalui tindakan perbaikan.

v  Maman Ukas (2004:338) menyebutkan tiga unsur pokok atau tahapan-tahapan yang selalu terdapat dalam proses pengawasan, yaitu:

a.      Ukuran-ukuran yang menyajikan bentuk-bentuk yang diminta. Standar ukuran ini bisa nyata, mungkin juga tidak nyata, umum ataupun khusus, tetapi selama seorang masih menganggap bahwa hasilnya adalah seperti yang diharapkan.

b.      Perbandingan antara hasil yang nyata dengan ukuran tadi. Evaluasi ini harus dilaporkan kepada khalayak ramai yang dapat berbuat sesuatu akan hal ini.

c.       Kegiatan mengadakan koreksi. Pengukuran-pengukuran laporan dalam suatu pengawasan tidak akan berarti tanpa adanya koreksi, jikalau dalam hal ini diketahui bahwa aktivitas umum tidak mengarah ke hasil-hasil yang diinginkan.

Dari pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa proses pengawasan dilakukan berdasarkan beberapa tahapan yang harus dilakukan.

·       Menetapkan standar pelaksanaan (perencanaan)

Sehingga dalam melakukan pengawasan manajer mempunyai standard yang jelas.

·       Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan

Mengukur kinerja pegawai, sejauh mana pegawai dapat menerapkan perencanaan yang telah dibuat atau ditetapkan perusahaan sehingga perusahaan dapat mencapai tujuannya secara optimal.

·       Pembandingan pelaksanaan kegiatan dengan standard dan penganalisa penyimpangan-penyimpangan

·       Pengambilan tindakan koreksi

Melakukan perbaikan jika ditemukan penyimpangan­-penyimpangan yang terjadi.

H.   MACAM DAN JENIS-JENIS PENGAWASAN

            Ada beberapa macam pengawasan ditinjau dari beberapa segi antara lain:

1)      Menurut Ruang Lingkupnya

a.      Pengawasan Administrasi yaitu pengawasan yang meliputi seluruh aktifitas organisasi atau perusahaan.

b.      Pengawasan Manajerial yaitu pengawasan yang bersifat khusus yang berlaku hanya untuk suatu bagian atau unit tertentu saja.

2)      Menurut Obyek Pengawasan

a.        Pengawasan keuangan

b.        Pengawasan kepegawaian

c.        Pengawasan pemasarann

d.        Pengawasan produksi

e.        Pengawasan kualitas

f.         Pengawasan persediaan

3)      Menurut Pihak yang Mengawasi

a.      Internal control, yaitu pengawasan yang dilakukan oleh aparat pengawasan yang ada dalam organisasi atau perusahaan itu sendiri.

b.      External control, yaitu pengawasan yang dilakukan oleh aparat pengawasan dari luar organisasi atau perusahaan.

c.       Direct Control, yaitu pengawasan yang dilakukan oleh pimpinan yang bersangkutan ( pengawasan langsung ).

d.      Indirect Control, yaitu pengawasan yang dilakukan bukan oleh atasan langsung, misalnya pengawasan oleh kepala biro, atau kepala bagian ( pengawasan tidak langsung).

e.      Formal Control, yaitu pengawasan yang dilakukan oleh masyarakat ( sosial control),misalnya oleh berbagai media.

4)      Menurut Waktu

a.      Preventif Control, yaitu pengawasan yang bersifat pencegahan sebelum terjadinya kesalahan atau penyimpangan.

b.      Reprensif Control, yaitu pengawasan setelah terjadinya penyimpangan atau kesalahan.

 Selain macam pengawasan di atas, ada beberapa jenis dari pengawasan, diantaranya :

a.      Pengawasan Kemudi (Steering Control) atau disebut pula pengawasan umpan maju (feed forward control), pengawasan ini dirancang untuk mendeteksi adanya penyimpangan dari tujuan yang telah ditetapkan dan memperbolehkan mengambil tindakan koreksi sebelum kegiatan selesai dikerjakan.

b.      Pengawasan Skrening (Screening Control), bisa disebut pengawasan ya atau tidak (yes or no control). Tipe pengawasan ini merupakan proses yang terlebih dahulu menyetujui aspek tertentu dari sebuah prosedur, atau syarat tertentu harus dipenuhi dulu sebelum kegiatan dilanjutkan. Disini segi keamanan merupakan faktor kunci dan bahkan dapat memberikan keamanan ekstra kepada manajer.

c.       Pengawasan Purnakarya (Post Action Control) atau disebut pengawasan umpan balik (Feed Back Control), jenis pengawasan ini mengukur hasil-hasil dari suatu kegiatan yang telah diselesaikan.

I.       PENGAWASAN MERUPAKAN ASPEK PENTING DALAM MANAJEMEN

            Dalam hal ini, terdapat beberapa alasan akan pentingnya pengawasan di dalam setiap organisasi :

a.      Adanya perubahan di lingkungan organisasi

Menyebabkan fungsi pengawasan harus dilaksanakan agar dampak dari perubahan-perubahan tersebut segera dapat dideteksi sehingga manajemen akan mampu menghadapi tantangan dan peluang yang disebabkan oleh perubahan itu. Misalnya timbulnya perubahan teknologi, adanya pesaing-pesaing baru yang muncul.

b.      Organisasi menjadi semakin kompleks

Pada umumnya organisasi saat ini cenderung bercorak desentralisasi, maka kegiatan perusahaan menjadi terpisah-pisah secara geografis, lebih luas dan kompleks. Demikian juga jika banyak dipakai penyalur dalam penjualan produk, maka untuk menjaga kualitas dan profitabilitas, perlu system pengawasan yang lebih teliti.

c.       Timbulnya kesalahan-kesalahan dalam bekerja

Untuk mendeteksi adanya kesalahan yang mungkin diperbuat oleh pelaku organisasi, maka digunakan fungsi pengawasan, semakin jarang pekerja melakukan kesalahan, semakin sederhana manajemen melakukan fungsi pengawasan.

d.      Kebutuhan manajer untuk mendelegasikan wewenang

Mengimplementasikan sistem pengawasan merupakan cara yang tepat untuk memeriksa pelaksanaan tugas-tugas pekerja yang telah didelegasikan. Namun demikian, manajer harus dapat menjaga keseimbangan antara pengawasan dengan kebebasan pribadi dari pekerja supaya tidak mematikan kreatifitas.

J.      ALAT BANTU PENGAWASAN

Alat-alat pengawasan yang paling dikenal dan paling umum digunakan adalah :

1.      Manajemen Pengecualian (Management by Exception)

Manajemen pengecualian adalah teknik pengawasan yang memungkinkan hanya penyimpangan kecil antara yang direncanakan dan kinerja aktual yang mendapatkan perhatian dari wirausahawan. Manajemen penegecualian didasarkan pada prinsip pengecualian, prinsip manajemen yang muncul paling awal pada literatur manajemen. Prinsip pengecualian menyatakan bahwa bawahan menangani semua persoalan rutin organisasional, sementara wirausahawan menangani persoalan organisasional non rutin atau diluar kebiasaan.

2.      Management Information System (MIS)

MIS yaitu suatu metoda informal pengadaan dan penyediaan bagi manajemen, informasi yang diperlukan dengan akurat dan tepat waktu untuk membantu proses pembuatan keputusan dan memungkinkan fungsi-fungsi perencanaan, pengawasan dan operasional organisasi yang dilaksanakan secara efektif.

MIS dirancang melalui beberapa tahap utama yaitu :

1.      Tahap survei pendahuluan dan perumusan masalah.

2.      Tahap desain konseptual.

3.      Tahap desain terperinci.

4.      Tahap implementasi akhir.

Kriteria agar MIS berjalan efektif, yaitu :

o   Mengikutsertakan pemakai dalam tim perancangan

o   Mempertimbangkan secara hati-hati biaya system

o   Memperlakukan informasi yang relevan dan terseleksi

o   Adanya pengujian pendahuluan

o   Menyediakan latihan dokumentasi tertulis bagi para operator dan pemakai sistem.

Sedangakan kriteria utama MIS efektif yaitu :

o   Pengawasan terhadap kegiatan yang benar

o   Tepat waktu dalam pemakainya

o   Menekan biaya secara efektif

o   System yang digunakan harus tepat dan akurat

o   Dapat diterima oleh yang bersangkutan

3.      Analisa Rasio

Rasio adalah hubungan antara dua angka yang dihitung dengan membagi satu angka dengan angka lainnya. Analisa rasio adalah proses menghasilkan informasi yang meringkas posisi financial dari organisasi dengan menghitung rasio yang didasarkan pada berbagai ukuran finansial yang muncul pada neraca dan neraca rugi-laba organisasi.

4.      Penganggaran

Anggaran dalam organisasi ialah rencana keuangan yang menguraikan bagaimana dana pada periode waktu tertentu akan dibelanjakan maupun bagaimana dana tersebut akan diperoleh. Anggaran juga merupakan laporan resmi mengenai sumber-sumber keuangan yang telah disediakan untuk membiayai pelaksanaan aktivitas tertentu dalam kurun waktu yang ditetapkan. Disamping sebagai rencana keuangan, anggaran juga merupakan alat pengawasan.

Anggaran adalah bagian fundamental dari banyak program pengawasan organisasi. Pengawasan anggaran atau Budgetary Control itu sendiri merupakan suatu sistem sasaran yang telah ditetapkan dalam suatu anggaran untuk mengawasi kegiatan-kegiatan manajerial, dengan membandingkan pelaksanaan nyata dan pelaksanaan yang direncanakan.

K.    MANFAAT PENGAWASAN

a.      Untuk memberikan ruang regular untuk superviesees untuk merenungkan isi dan pekerjaan mereka

b.      Untuk mengembangkan pemahaman dan keterampilan dalam bekerja

c.       Untik menerima informasi dan perspektif lain mengenaipekerjaan seseorang

d.      Untuk menjadi dukungan baik segi pribadi ataupun pekerjaan

e.      Untuk memastikan bahwa sebagai pribadi dan sebagai orang pekerja tidak ditinggalkan tidak perlu membawa kesulitan, masalah dan proyeksi saja

f.        Untuk memiliki ruang untuk mengesplorasi dan mengekspresikan distress, restimulation pribadi, transferensi atau counter-transferensi yang mungkin dibawa oleh pekerjaan

g.      Untuk merencanakan dan memanfaatkan sumberdaya pribadi dan frofesional yang lebih baik

h.      Untuk menjadi pro-aktif bukan re-aktif

i.        Untuk memastikan kualitas pekerjaan

BAB III

PENUTUP

A.  Kesimpulan

Pengawasan merupakan suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar pelaksanaan tujuan dengan tujuan-tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya, menentukan dan mengukur penyimpangan-penyimpangan serta mengambil tindakan koreksi yang diperlukan.

Tipe-tipe pengawasan yaitu ; Pengawasan Pendahuluan (preliminary control),Pengawasan pada saat kerja berlangsung (cocurrent control), Pengawasan Feed Back (feed back control). Tahap Proses Pengawasan ; Menetapkan standar pelaksanaan (perencanaan), Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan, Pembandingan pelaksanaan kegiatan dengan standard dan penganalisa penyimpangan –penyimpangan, Pengambilan tindakan koreksi.

Pengawasan penting disebabkan karena Perubahan lingkungan organisasi, Peningkatan kompleksitas organisasi, Meminimalisasikan tingginya kesalahan-kesalahan, Kebutuhan manager untuk mendelegasikan wewenang, Komunikasi dan Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi.

Perancangan proses pengawasan diantaranya yaitu; Merumuskan hasil yang di inginkan, Menetapkan penunjuk hasil, Menetapkan standar penunjuk dan hasil, Menetapkan jaringan informasi dan umpan balik dan Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi. Bidang strategik dalam pengawasan ialah Transaksi Keuangan, Hubungan Manajer dan Bawahan, dan Operasi-operasi Produktif. Alat-alat pengawasan yang paling umum ialah Manajemen Pengecualian (Management by Exception), Management Information System (MIS), Analisa Rasio dan Penganggaran.

B.  Saran

Pengawasan dirasa sangat dibutuhkan dalam suatu organisasi. Karena jika tidak ada pengawasan dalam suatu organisasi akan menimbulkan banyaknya kesalahan-kesalahan yang terjadi baik yang berasal dari bawahan maupun lingkungan.

Pengawasan menjadi sangat dibutuhkan karena dapat membangun suatu komunikasi yang baik antara pemimpin organisasi dengan anggota organisasi. Serta pengawasan dapat memicu terjadinya tindak pengoreksian yang tepat dalam merumuskan suatu masalah.

Pengawasan lebih baik dilakukan secara langsung oleh pemimpin organisasi. Disebabkan perlu adanya hak dan wewenang ketegasan seorang pemimpin dalam suatu organisasi. Pengawasan disarankan dilakukan secara rutin karena dapat merubah suatu lingkungan organisasi dari yang baik menjadi lebih baik lagi.

DAFTAR PUSTAKA

http://zahranmirzan.blogspot.co.id/2013/01/makalah-pengantar-manajemen-controlling.html

http://ndonesianhacker.blogspot.co.id/2010/11/makala-manajemen-controlling.html